Excel - Ανάθεση τιμής σε κενό κελί όταν σε κάποιο άλλο συντρέχουν προυποθέσεις

[funbreaker]

Έχω μια λίστα με 30 κελιά στα οποία περιγραφονται εργασίες που αφορούν συγκεκριμένη χρονική περίοδο.

Από κάτω έχω μια άλλη λίστα με 30 πάλι κελιά που θα αφορούν εργασίες της επόμενης χρονικής περιόδου.

Δίπλα σε κάθε κελί υπάρχει άλλο κελί που όταν βάλω 1 σημαίνει πως η εργασία έχει γίνει και όταν βάλω 0 πως εκκρεμεί.

• Θέλω μετά το πέρας της περιόδου όσες εργασίες δεν έχουν ολοκληρωθεί (δηλαδή δεν έχουν δίπλα τους 1) να μεταφέρονται στα κελιά της επόμενης περιόδου.
• Δεν θέλω να γράψω εντολές μέσα στα κελιά της επόμενης περιόδου καθώς θέλω να είναι κενά για εγγραφή εργασιών (όταν δεν γράφεται αυτόματα μια εργασία απ τα παραπάνω κελιά)
• Φυσικά θα προτιμούσα κιόλας αν στην πρώτη χρονική περίοδο έκκρεμούν μετά το πέρας της 5 εργασίες αυτές να γραφούν στα 5 πρώτα κελιά της επόμενης.

 

 

Γίνεται αυτό το απλό πράμα που ζήτάω?

[gdskate]

Χωρίς την εγγραφή συνάρτησης στα κελιά την επόμενης περιόδου, δεν γίνεται αυτό.

Θα πρέπει να θέσεις κάποιον αριθμό κελιών της επόμενης περιόδου στα οποία να μπει η συνάρτηση που θα μεταφέρει τις εργασίες.

Αν οι εργασίες που θα πρέπει να μεταφερθούν είναι περίσσοτερες από τον αριθμό των κελιών με συνάρτηση, τότε υπάρχει πρόβλημα.

[funbreaker]

Χωρίς την εγγραφή συνάρτησης στα κελιά την επόμενης περιόδου, δεν γίνεται αυτό.

Θα πρέπει να θέσεις κάποιον αριθμό κελιών της επόμενης περιόδου στα οποία να μπει η συνάρτηση που θα μεταφέρει τις εργασίες.

Αν οι εργασίες που θα πρέπει να μεταφερθούν είναι περίσσοτερες από τον αριθμό των κελιών με συνάρτηση, τότε υπάρχει πρόβλημα.

 

Ε ναι αυτή η λύση είναι πολύ εύκολη και προφανής αλλά δεν με βολεύει καθόλου.

 

Μήπως υπάρχει η δυνατότητα τουλάχιστον να δημιουργήσω έναν πίνακα στον οποίο αν στο αρχικό πίνακα έχω ν εκκρεμούσες εργασίες αυτές να μπαίνουν στις ν πρώτες θέσεις του 2ου?

[nikomas50]

Αν οι εργασίες βρίσκονται στα κελιά  Α1:Α30 και οι αριθμοί 0 & 1 στη στήλη Β.θα γράψεις μια συνάρτηση iF στο Α41 πχ.

=IF(B1=1;"";A1) και θα την αντιγράψεις έως το Α70.

Στη συνέχεια θα επιλέξεις τα κελιά Α41:Α70 και θα κάνεις αντιγραφή- ειδική επικόλληση μόνο των τιμών στην ίδια περιοχή τιμών.

Κατόπιν θα επιλέξεις τους αριθμούς των σειρών που έχουν άδεια κελιά στην περιοχή Α41:Α70 κρατώντας πατημένο το Ctrl και θα κάνεις διαγραφή ώστε να ταξινομηθούν οι εργασίες που δεν έχουν διεκπεραιωθεί.

Στην επόμενη περίοδο θα επαναλάβεις τη διαδικασία στα κελιά Α81:Α110 κ.ο.κ

Μπορείς βεβαίως να χρησιμοποιήσεις και κατάλληλες μακροεντολές για την αυτοματοποίηση της διαδικασίας.

[funbreaker]

Αν οι εργασίες βρίσκονται στα κελιά  Α1:Α30 και οι αριθμοί 0 & 1 στη στήλη Β.θα γράψεις μια συνάρτηση iF στο Α41 πχ.

=IF(B1=1;"";A1) και θα την αντιγράψεις έως το Α70.

Στη συνέχεια θα επιλέξεις τα κελιά Α41:Α70 και θα κάνεις αντιγραφή- ειδική επικόλληση μόνο των τιμών στην ίδια περιοχή τιμών.

Κατόπιν θα επιλέξεις τους αριθμούς των σειρών που έχουν άδεια κελιά στην περιοχή Α41:Α70 κρατώντας πατημένο το Ctrl και θα κάνεις διαγραφή ώστε να ταξινομηθούν οι εργασίες που δεν έχουν διεκπεραιωθεί.

Στην επόμενη περίοδο θα επαναλάβεις τη διαδικασία στα κελιά Α81:Α110 κ.ο.κ

Μπορείς βεβαίως να χρησιμοποιήσεις και κατάλληλες μακροεντολές για την αυτοματοποίηση της διαδικασίας.

 

Δεν μπορώ να πω πως διαφωτίστηκα ιδιαίτερα. Αυτό που θέλω είναι οι Ν εργασίες της πρώτης περιόδου που δεν έχουν διεκπεραιωθεί να μεταφέρονται στις Ν πρώτες θέσεις της στήλης της 2η περιόδου αυτόματα.

Η πρότασή σου περιέχει χειροκίνητες διαδικασίες που θα μπορούσα έτσι κι αλλιώς να κάνω.

[nikomas50]

Αυτοματοποίηση μπορεί να γίνει σε όλες τις επιμέρους διαδικασίες με μακροεντολή, εκτός από το τμήμα από το σημείο "Κατόπιν θα επιλέξεις τους αριθμούς..." .και μετά.

Προϋπόθεση ο αριθμός των εργασιών να μην αλλάζει σε κάθε περίοδο.

[funbreaker]

Αυτοματοποίηση μπορεί να γίνει σε όλες τις επιμέρους διαδικασίες με μακροεντολή, εκτός από το τμήμα από το σημείο "Κατόπιν θα επιλέξεις τους αριθμούς..." .και μετά.

Προϋπόθεση ο αριθμός των εργασιών να μην αλλάζει σε κάθε περίοδο.

 

Ο αριθμός των εργασιών δεν είναι σταθερός σε κάθε περίοδο αλλά είναι μεχρι 30 και τα υπόλοιπα κελιά θα έμεναν κενά.

Δυστυχώς η πρότασή σου δεν μου δίνει λύση.

Μήπως γνωρίζεις όμως να μου πεις, αν έχω μια στήλη Α με 30 κελιά και Ν από αυτά έχουν τιμές ενώ άλλα είναι κενά με ποιο τρόπο μπορούν στην στήλη Β να μπουν με αυτοματοποιημένο τρόπο τα Ν κελιά στις Ν πρώτες θέσεις?

[ADHD]

Το μονο που μπορω να σκεφτω ειναι να βαλεις τα 0,1 αριστερα και δεξια τις εργασιες, μετα στην επομενη περιοδο γραφεις 0 και σου πεταει ολα τα αποτελεσματα που αντιστοιχουν σε 0. Αλλα προφανως θα εχεις formula στα κελια δεν γινεται αλλιως. Εστω οτι στο Α1:20 ειναι το classification σου (0,1) και στο B1:B20 ειναι οι εργασιες, στο D1 γραφεις 0 και το range E1:E20 ειναι τα αποτελεσματα που θα παρεις. Η formula ειναι αυτη και πρεπει να την βαλεις σαν array(highlight E1:E20 και ctrl+shift+enter οταν την εισαγεις)

 

=INDEX($B$1:$B$20, SMALL(IF($D$1=$A$1:$A$20, ROW($A$1:$A$20)-MIN(ROW($A$1:$A$20))+1, ""), ROW(A1)))

 

Θα σου βαλει #NUM error(μπορεις να το φτιαξεις με =if(iserror)) στα υπολοιπα, αν αλλαξεις το D1 αντι για 0 σε 1 θα δεις τις εργασιες που εχουν γινει ηδη. Αυτο ειναι το μονο που μπορω να σκεφτω, παιξε με τα cell reference μηπως και αυτοματοποιησεις τη διαδικασια για καθε μηνα. Αν θες το excel που το τεσταρα πες μου να το κανω upload.

Επεξ/σία 7 Οκτωβρίου 2013 από ADHD

[funbreaker]

Δυστυχώς μάλλον πρέπει να καταφύγω σε vba για να μπορεσω να κάνω αυτό που θέλω μιας και με σκέτο excel δεν βλέπω να γίνεται τίποτα.

 

Πέρα από το αρχικό ερώτημα, θα ήθελα να ρωτήσω κάτι άλλο:

Αν έχω μια στήλη Α με εργασίες και στην Β 0 και 1 για το αν εκκρεμεί μια εργασία ή όχι και στην Γ να μεταφέρονται μόνο οι εργασίες που εκκρεμούν (η κάθε εργασία στο αντίστοιχο κελί, για παράδειγμα η Αi στο Γi), πως μπορώ στην στήλη Δ, αν N είναι οι εκκρεμούσες εργασίες να τις κάνω να γράφονται στις Ν πρώτες θέσεις?

[dancer_69]

Νομίζω ότι θα ήταν πολύ εύκολότερο να πετύχεις αυτό που θέλεις με την access. Θα μπορούσες να φτίαξεις ένα πίνακα με 1 πεδίο για τις εργασίες και ένα για τις ολοκληρωμένες ή όχι. Μετά θα μπορούσες να έχεις ένα ερώτημα που να εμφανίζει όλες τις ολοκληρωμένες και ένα που να εμφανίζει όλες αυτές που εκκρεμούν.

 

Εdit:

Παραθέτω ένα παράδειγμα(χρειάζεται office 2010)

TasksExample.zip

Επεξ/σία 7 Οκτωβρίου 2013 από dancer_69

[funbreaker]

Νομίζω ότι θα ήταν πολύ εύκολότερο να πετύχεις αυτό που θέλεις με την access. Θα μπορούσες να φτίαξεις ένα πίνακα με 1 πεδίο για τις εργασίες και ένα για τις ολοκληρωμένες ή όχι. Μετά θα μπορούσες να έχεις ένα ερώτημα που να εμφανίζει όλες τις ολοκληρωμένες και ένα που να εμφανίζει όλες αυτές που εκκρεμούν.

 

Εdit:

Παραθέτω ένα παράδειγμα(χρειάζεται office 2010)

 

Ευχαριστώ πολύ φίλε, είδα το παράδειγμά σου αλλά επειδή δεν γνωρίζω access ούτε στο ελάχιστο δεν μπορώ να διαμορφώσω καθόλου αυτό που θέλω. Αντιθέτως excel γνωρίζω αρκετά καλό γι αυτό και προσπάθησα να το κάνω εκεί αλλά μάλλον θα χρειαστεί να ξαναθυμηθώ την vba γιατί αλλιώς δεν γίνεται...

[dancer_69]

Ok, όπως νομίζεις. Πάντως αν το παράδειγμα καλύπτει σε γενικές γραμμές τις ανάγκες σου και δε βγάλεις άκρη με τη vba, μπόρω να σου εξηγήσω πώς μπορείς να διαμορφώσεις τους πίνακες.

[eMike]

Ευχαριστώ πολύ φίλε, είδα το παράδειγμά σου αλλά επειδή δεν γνωρίζω access ούτε στο ελάχιστο δεν μπορώ να διαμορφώσω καθόλου αυτό που θέλω. Αντιθέτως excel γνωρίζω αρκετά καλό γι αυτό και προσπάθησα να το κάνω εκεί αλλά μάλλον θα χρειαστεί να ξαναθυμηθώ την vba γιατί αλλιώς δεν γίνεται...

 

 

Μεταξύ μας, και ελπίζω χωρίς να παρεξηγηθείς, αν ήξερες "αρκετά καλό excel" δε θα ρώταγες αν γίνονται τα παραπάνω.

 

Το πράγμα είναι απλό. Ο μόνος τρόπος να φέρεις τα δεδομένα στη νέα 30άδα κελιών -χωρίς αυτά να περιέχουν συνάρτηση-, είναι με VBA.

 

Αν δε θέλεις VBA επειδή βαριέσαι να τη θυμηθείς..., θα γράψεις συναρτήσεις (σου δόθηκαν ωραίες ιδέες παραπάνω) και θα τις δέσεις με μια μακρο-εντολή η οποία θα τις τρέχει για να μην κουράζεσαι. Παράδειγμα, μετά την ολοκλήρωση των εργασιών στον πίνακα ένα, και εφόσον οι εκκρεμείς εργασίες θα κατεβαίνουν με συνάρτηση στον νέο πίνακα, θα πατάς ένα button που θα διαγράφει το περιεχόμενο από τα υπολοιπόμενα κελιά του δεύτερου πίνακα για να συνεχίσεις να προσθέτεις τις νέες εργασίες από κάτω.

 

Προσωπική μου άποψη, αν όλα αυτά δεν πέφτουν στο αρχείο σου από κάποια βάση ή εξωτερική πηγή, πρέπει να το σχεδιάσεις διαφορετικά.